Klaar voor de crisis?

Een crisis komt niet onverwacht, wel ongelegen. Daarom is het belangrijk dat nu maatregelen genomen worden om uw organisatie minder kwetsbaar te maken als de crisis komt. Daarbij is het van belang dat de crisisorganisatie doelmatig ingericht wordt. Immers, met de juiste mensen in je team kun je de schade goed en snel beperken. Veel bedrijven zijn in de lijn verticaal en hiërarchisch gestructureerd. Echter, in een crisissituatie heb je een horizontale aanpak nodig die dwars door alle afdelingen heen gaat. 

Resultaatgerichte aanpak

ITP Groep is een voorstander van een projectmatige aanpak waarin je vanuit het gewenste resultaat (schade beperking) terugwerkt naar de vaardigheden en competenties van afdelingen en mensen die je nodig hebt. Daardoor is een andere aansturing gevraagd. Een crisissituatie is van voorbijgaande aard, waarbij men in de herstel- en nazorgfase weer de overdracht doet aan de lijnorganisatie. Samen met u maken we een inventarisatie van welke mensen en welke processen er nodig zijn om een crisis effectief te beheersen. Wanneer de organisatie staat, kunnen we mensen trainen en deze projectmatige aanpak oefenen.

Crisisorganisatie gaat om communicatie

Een crisis kenmerkt zich door complexiteit. Als gevolg hier van zijn een goede organisatie van de communicatie en zorgvuldige informatie uitwisseling essentieel. Vaak zien we dat crisisteams zich focussen op de communicatie van de organisatie; het uitzetten van acties en het zenden van informatie. Dat is ontoereikend. Het komt er juist op neer dat de samenwerking tussen verschillende crisisonderdelen  als een een goed geoliede machine moet lopen. ITP Groep kan deze vertaalslag maken, daar over adviseren en concreet helpen bij  het inrichten van een doelmatige en efficiënte crisisorganisatie.

Minimale eisen aan de crisisorganisatie

De basis van elke crisisorganisatie is een crisisteam en een supportteam. Boven aan de crisisorganisatie staat het crisisteam. Deze is eindverantwoordelijk voor de veiligheid en het welzijn van de bezoekers en medewerkers, de continuïteit van de bedrijfsvoering en daarmee voor het behoud van de reputatie van de organisatie. Zij sturen de verschillende teams binnen de crisisorganisatie aan.

Het crisisteam wordt bijgestaan door een supportteam. Zij ondersteunen het crisisteam in de breedste zin van het woord. Al met al spelen zij een cruciale rol in de informatievoorziening met alle betrokken partijen, zetten acties uit in opdracht van het crisisteam en voorzien in randvoorwaarden voor het crisisteam. Hoe beter het supportteam is georganiseerd, hoe beter het crisisteam zijn werk kan doen.

Communicatieteam

Minstens zo belangrijk is het communicatieteam. Zij verzorgen de uitgaande communicatie naar verschillende doelgroepen: medewerkers, betrokkenen, media en overige stakeholders. Tegelijkertijd monitoren ze ook wat er in de buitenwereld wordt gezegd over de crisis. Alle mogelijke (sociale) media wordt gevolgd, omdat deze een graadmeter zijn voor eventuele reputatieschade.

Overige teams

Ook is er een schade-inventarisatieteam nodig. Deze voorziet het crisisteam van relevante informatie over aard, omvang en gevolgen van schade. Dit team bestaat uit meerdere disciplines en specialisten die met name kijken naar de consequenties voor de bedrijfsvoering.

Uiteraard is de bedrijfshulpverlening ook van de partij. Zij zijn opgeleid om te handelen in nood en zorgen primair voor de veiligheid van mensen. In de eerste plaats verlenen ze eerste hulp. Ten tweede bestrijden of beperken ze de gevolgen van brand en ongevallen. Bovendien alarmeren en evacueren ze alle werknemers en andere aanwezige personen in het bedrijf en omgeving.

Last but not least heb je de recovery teams. Deze zijn gericht op herstel van processen en middelen voor, tijdens en na een crisis binnen eigen organisatie en het ‘werkend’ houden en herstel van de kantooromgeving.